Interne kennis opslaan, structuren en verdelen

Elk project kent onverwachte wendingen en complicaties. Het is daarom vaak moeilijk voor projectteams om zich aan de opgestelde planning te houden. Hierdoor leer je wel van elk project en doe je nieuwe inzichten op. Vaak blijft deze kennis en informatie echter alleen in de hoofden van de betrokken werknemers van het specifieke project. Dit is één van de redenen waarom ervaren (technisch) personeel goud waard is. Deze opgedane informatie en ervaring gaat helaas vaak verloren. Of door verloop van personeel, of doordat werknemers het simpelweg vergeten. Het resultaat is dat (andere) projectteams in nieuwe projecten dezelfde of vergelijkbare fouten maken.

Knowlegde Management System

Een Knowlegde Management System (KMS) kan uitkomst bieden. Een KMS helpt organisaties om structureel kennis te creëren, managen, opslaan, delen en ook daadwerkelijk toepassen. In een dergelijk systeem kun je ook ‘best practices’ opslaan. Een best practice is een techniek, werkmethode of activiteit die zich als effectiever heeft bewezen dan enige andere techniek, methode, etc.. Met de juiste werkmethode wordt een project uitgevoerd met minder problemen, minder onvoorziene complicaties en betere eindresultaten. Door een KMS te installeren en in te zetten creëer je een zelflerende organisatie.

100 ideeën, geen tijd

Innovatie stroomt vaak van onder naar boven. Goede ideeën komen dikwijls van de mensen die je product of dienst gebruiken of produceren. Op de productieafdeling ontstaan dagelijks goede ideeën voor proces- of productoptimalisatie en innovatie. Helaas bereiken deze ideeën maar zelden het management (of de persoon verantwoordelijk voor procesoptimalisatie) en worden ze sporadisch doorgevoerd. Hier liggen verschillende redenen aan ten grondslag:

Vaak ziet hoger management wel degelijk in dat ideeën goed zijn en dat een doorvoering op de lange termijn een positieve invloed heeft op het resultaat. De directie heeft er simpelweg geen tijd voor. De orde van de dag krijgt prioriteit; soms terecht, maar soms ook niet.

Ook verkopers krijgen vaak uiterst waardevolle tips van de hoofdgebruiker van het product: de klant. Klanten geven aan dat ze een volgend product graag iets anders zien of vertellen verkopers over andere problemen die spelen binnen hun bedrijf. Dit gratis marktonderzoek wordt soms nog wel doorgegeven aan de directie of productontwikkeling, maar wordt zelden opgeslagen.

Ook in deze situaties biedt een KMS uitkomst. Ideeën vanuit werknemers en klanten worden opgeslagen en gesorteerd per soort project. Bij de start van nieuwe projecten worden relevante tips, ideeën, mogelijke valkuilen en best practices verzonden naar de projectleider. Stapje voor stapje worden projecten gestroomlijnder, efficiënter en worden dezelfde fouten niet meer gemaakt.

Projectevaluatie of project-learning meetings?

Het houden van project evaluaties in combinatie met een KMS is extreem waardevol. Evaluaties hebben vaak echter een slechte reputatie binnen de organisatie. Ten eerste omdat mensen bang zijn om beoordeeld te worden. Ten tweede omdat het vaak als mosterd na de maaltijd komt en tijd beter in lopende projecten gestoken kan worden. Ten derde omdat mensen geloven dat er uiteindelijk toch niets mee gedaan wordt.

Noem evaluaties daarom in het vervolg project-learning meetings. Richt ze strak in. Zorg dat alle deelnemers het doel kennen én het belang ervan inzien. Organiseer een korte project-learning meeting midden in het project, zodat verbeteringen meteen geïmplementeerd kunnen worden. Bereid deze meetings voor zodat ze snel en efficiënt verlopen. Sla na afloop alle nuttige tips en tops op in het KMS.

Nadelen van een KMS

Er kleven enkele nadelen aan een KMS. Het belangrijkste nadeel zijn de kosten die er aan verbonden zijn. Het aankopen en implementeren van een dergelijk systeem kost veel tijd en geld. Een investering die het alleen waard is als het systeem ook daadwerkelijk gebruikt wordt. Een uitdaging, zeker in de hightech en maakindustrie. Het is daarom maar de vraag of MKB bedrijven tot 300 werknemers moeten investeren in een dergelijk systeem.

MarketingMakkers heeft een methode ontwikkeld mét alle voordelen van een Knowlegde Management System, maar zonder de nadelen. Er is geen grote investering vereist omdat er geen duur systeem hoeft te worden aangeschaft. Ideaal in technische MKB omgevingen. Ook tackelen we andere valkuilen en denken we weten hoe we ervoor kunnen zorgen dat werknemers onze methode ook echt gaan gebruiken. Implementatie van deze methode geeft een motivatieboost aan je medewerkers en draagt bij aan een innovatieve en aantrekkelijke organisatiecultuur. Elementen cruciaal in het aantrekken van technisch personeel.

Neem vrijblijvend contact met ons op en vind uit wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen.

Elk project kent onverwachte wendingen en complicaties. Het is daarom vaak moeilijk voor projectteams om zich aan de opgestelde planning te houden. Hierdoor leer je wel van elk project en doe je nieuwe inzichten op. Vaak blijft deze kennis en informatie echter alleen in de hoofden van de betrokken werknemers van het specifieke project. Dit is een van de redenen waarom ervaren (technisch) personeel goud waard is. Deze opgedane informatie en ervaring gaat helaas vaak verloren. Of door verloop van personeel, of doordat werknemers het simpelweg vergeten. Het resultaat is dat (andere) projectteams in nieuwe projecten dezelfde of vergelijkbare fouten maken.

Knowlegde Management System

Een Knowlegde Management System (KMS) kan uitkomst bieden. Een KMS helpt organisaties om structureel kennis te creëren, managen, opslaan, delen en ook daadwerkelijk toepassen. In een dergelijk systeem kun je ook ‘best practices’ opslaan. Een best practice is een techniek, werkmethode of activiteit die zich als effectiever heeft bewezen dan enige andere techniek, methode etc. De gedachte is dat met de juiste werkmethode een project uitgevoerd kan worden met minder problemen, minder onvoorziene complicaties en betere eindresultaten. Door een KMS te installeren en in te zetten creëer je een zelflerende organisatie.

100 ideeën, geen tijd

Innovatie stroomt vaak van onder naar boven. Goede ideeën komen dikwijls van de mensen die je product of dienst gebruiken of produceren. Op de productieafdeling ontstaan dagelijks goede ideeën voor proces of product optimalisatie en innovatie. Helaas bereiken deze ideeën maar zelden het management (of de persoon verantwoordelijk voor procesoptimalisatie) en worden ze sporadisch doorgevoerd. Hier liggen verschillende redenen aan ten grondslag: