Veel B2B-organisaties gebruiken AI. De ene collega gebruikt ChatGPT voor het schrijven van teksten en een andere collega gebruikt Claude om voorstellen aan te scherpen. Misschien gebruikt jullie marketingafdeling AI voor research. Dat levert nuttige inzichten op, maar er ontstaan óók nieuwe problemen. Waardevolle prompts, werkwijzen en controles blijven vaak bij individuele medewerkers hangen. Dezelfde kennis wordt steeds opnieuw uitgelegd aan AI en niemand weet precies hoe goed de output gecontroleerd wordt. Op deze manier zorgt AI nog niet voor een efficiëntere werkwijze; en dat terwijl er veel potentie in zit.
In deze blog lees je hoe je een praktische AI-werkwijze opzet door kennis, instructies en controles beter te organiseren. Bedoeld voor organisaties die een eerste stap willen zetten in het organisatiebreed integreren van AI. Tot slot laten we je zien hoe je zelf aan de slag kunt gaan met het opzetten van een HR-assistent in Copilot.
Wat je eerst op orde moet brengen
Sorry for being just like your mom, maar voordat je aan iets nieuws kunt beginnen, moet je eerst opruimen. Schep orde in de chaos en kies één proces om te automatiseren. Bijvoorbeeld het opstellen van offertes, onboarding van nieuwe medewerkers of het maken van presentaties. De oplossing ligt namelijk niet bij nóg een tool. Dit is een fout die veel organisaties maken: ze willen meteen een complete AI-aanpak voor alles. Daardoor zie je al snel door the trees the forest niet meer. Dus: Kill your darlings. (Oké, vanaf nu gaan we weer over op het Nederlands, beloofd.)
Minstens net zo belangrijk: zorg dat de kennis waarop AI zich baseert klopt. AI lost rommelige documentatie niet op. Controleer of documenten kloppen en actueel zijn, anders schaal je geen efficiënte werkwijze op, maar vergroot je de verwarring.
Wanneer de basis is bepaald, kun je een AI-model opzetten. Zie het als een ‘interne’ assistent met een afgebakende taak, duidelijke instructies en vaste controlepunten. Je kunt AI inzetten om tijd te besparen, maar dat is niet slim om als enige doel op te stellen. AI kan ook helpen om consistenter te werken, kennis beter toegankelijk te maken en fouten eerder te signaleren. Dat is vaak minstens zo waardevol. Bijvoorbeeld door kennis die al ergens bestaat sneller vindbaar en beter toepasbaar te maken.
Het structureren van jullie AI-aanpak via een AI-assistent klinkt misschien als extra werk aan de voorkant, maar het maakt AI juist eenvoudiger in gebruik. Als iedereen in de organisatie vanuit dezelfde basis werkt, scheelt dit uitlegtijd aan AI. En doordat je instructies en documenten blijft aanscherpen, sluit het AI-systeem steeds beter aan op jullie werkwijze.
Zo zet je een HR-assistent op in Copilot
Laten we als voorbeeld een HR-assistent opzetten in Copilot: het AI-systeem van Microsoft waarin je met je Microsoft-account kunt inloggen.
1. Bepaal uit welke kennis de HR-assistent mag putten.
Maak een aparte map in SharePoint en zet daarin alle goedgekeurde en actuele documenten die Copilot mag gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan een personeelshandboek, verlofregeling, ziekteverzuimprotocol en onboardingsdocument.
2. Schrijf een vaste instructie voor de assistent.
Vertel de assistent wat zijn doel is. In ons geval: medewerkers helpen met vragen over HR-beleid, verlof, ziekte, onboarding, declaraties en arbeidsvoorwaarden. Geef aan uit welke documenten de assistent kennis mag halen. En geef aan wat voor soort antwoorden je wil: kort en bondig, of uitgebreid en duidelijk.
3. Maak voorbeeldvragen aan
Wat zou het makkelijk zijn als iedereen dezelfde vraag had… Toch? Je kunt je medewerkers een handje helpen met de juiste vraagstelling door kant-en-klare vragen toe te voegen die medewerkers direct kunnen gebruiken. Zo krijgen ze meteen de goede antwoorden. Bijvoorbeeld: “hoe vraag ik verlof aan?”, “wat moet ik doen als ik ziek ben?”, of: “hoe declareer ik reiskosten?”
4. Wijs een eigenaar aan
AI blijft software en het is belangrijk om kritisch te blijven op de output. Een goede prompt van vandaag kan over drie maanden namelijk al verouderd zijn. Zeker als interne documenten of cao-afspraken veranderen. Wijs daarom iemand aan die AI onderhoudt.
5. Testen, testen, testen en doorlopend evalueren
Laat medewerkers van verschillende afdelingen de HR-assistent testen. Genereert hij de juiste antwoorden? Is iedereen tevreden met de output? Evalueer de output samen en controleer: is het concreet genoeg, klopt het antwoord met het actuele beleid en wordt de juiste bron gebruikt? Scherp indien nodig de instructies of inputdocumenten aan. AI kan overtuigend klinken, ook als de inhoud niet klopt. Maak menselijke controle daarom standaard onderdeel van het proces.
Je assistent zal niet in één keer altijd de juiste antwoorden geven. Het is een doorlopend proces, waarbij je de assistent steeds beter leert kennen. Zo kun je de prompt bijschaven, tot je precies de output krijgt die je wilt. Net een echte medewerker, hè.
Mensen blijven belangrijk
Denk je nu: “Leuk hoor, maar zo dadelijk wordt alles door computers bepaald”. Dan kunnen wij je verzekeren: AI kan nog niet alles zelf. Kant-en-klare producten laten opleveren of beslissingen laten nemen door AI is bijvoorbeeld geen goed idee. De kracht van AI zit hem juist in het bieden van ondersteuning, structuur aanbrengen in werkwijzen en zorgen voor eenheid in uitingen.
Bedenk welke taak je beter, consistenter of sneller wilt uitvoeren en hoe AI je daarin kan helpen. Mensen blijven richting geven, beoordelen en beslissen. Juist bij complexe inhoudelijke materie. De techniek is pas relevant als die helpt om processen slimmer, sneller en beter te maken.
Berton weet AI terug te brengen van hype naar heldere strategie. Hij verbindt technologie, business en marketing en vertaalt de mogelijkheden van AI naar concrete kansen, slimme toepassingen en blijvend concurrentievoordeel. Hij kijkt verder dan tools alleen en zorgt dat AI daadwerkelijk waarde toevoegt aan de organisatie.
